Cómo pasar tus clientes de Booksy, Fresha o Treatwell a otro programa (sin perder a nadie)

Cambiar de programa de citas da pereza por una razón concreta: tus clientes. Están dados de alta en la plataforma, reservan desde su app y nadie quiere que un cliente fiel se quede sin saber dónde pedir hora. El cambio se puede hacer por partes, sin cortar nada de golpe. Esta guía explica cómo sacar tu lista de clientes de Booksy, Fresha o Treatwell, qué se queda por el camino, cómo importarla en otro programa y cómo avisar a tus clientes del nuevo enlace.

Transparencia: la escribimos desde BookingForNow, que es uno de esos otros programas, y no estamos afiliados a Booksy, Fresha ni Treatwell. Lo que contamos de cada plataforma sale de su ayuda oficial en español, consultada el 30/09/2026 y enlazada en cada apartado; los menús cambian, así que compruébalo antes de empezar.

Antes de darte de baja: qué tienes que llevarte

• La lista de clientes, con nombre, teléfono y email. Es lo imprescindible.
• Las citas ya reservadas de las próximas semanas: no suelen ir en esa lista.
• Los bonos con sesiones pendientes y lo que cada cliente ya pagó.
• Las notas que de verdad usas: alergias, preferencias, observaciones.

Lo demás no viaja: los datos de tarjeta y de pago no se exportan, y las reseñas de tu perfil en el marketplace se quedan allí (las de tu ficha de Google siguen siendo tuyas). Antes de cancelar, revisa si tu contrato tiene permanencia.

Cómo sacar tu lista de clientes de cada plataforma

Fresha: exportación directa en Excel o CSV

Según su ayuda, en el ordenador vas a Clientes → Lista de clientes, pulsas Opciones y eliges Excel o CSV; en el móvil, icono de Clientes → Acciones (tres puntos). Hace falta el permiso Descargar clientes (ayuda de Fresha, consultada el 30/09/2026). Elige CSV: lo leen casi todos los programas.

Treatwell: solo el propietario de la cuenta

En Treatwell Connect, desde un ordenador, pulsas Clientes y después Exportar, en la esquina inferior derecha; solo pueden hacerlo los usuarios con acceso de Propietario. El archivo trae nombre, teléfonos, emails, notas, consentimiento de marketing, fecha de nacimiento y número de reservas, pero no el historial de tratamientos (ayuda de Treatwell Connect). En Treatwell Pro, en la Lista de clientes pulsas Exportar como… y el archivo llega al email del propietario (ayuda de Treatwell Pro). Las dos, consultadas el 30/09/2026.

Booksy: se pide a su soporte

Su ayuda para España no documenta un botón de exportar: indica que, para obtener una copia de tu lista de clientes con los datos de contacto, escribas a su equipo de soporte (ayuda de Booksy, consultada el 30/09/2026). Pídela por escrito y en CSV, y guarda esa petición.

Si no te dan el archivo

No des nada por hecho. El derecho de portabilidad del artículo 20 del RGPD es de cada cliente, no del negocio. Para el negocio, el reglamento prevé otra cosa: si una plataforma trata los datos de tus clientes por cuenta tuya («encargada del tratamiento»), al terminar el servicio debe suprimirlos o devolvértelos, a tu elección (artículo 28.3.g del RGPD en el BOE). Que actúe así o como responsable de parte de esos datos, sobre todo de los clientes que llegaron por su marketplace, depende de su contrato. Esto no es asesoramiento legal: si te bloquean la exportación, revisa tus condiciones y consulta a un asesor.

Mientras tanto, plan B: durante unas semanas, cada cliente que venga sale con su ficha completa en el programa nuevo. Tus habituales son los que más vienen.

Cómo importarla en BookingForNow (lo que hace el importador)

1. En tu panel, Clientes → Importar abre el asistente Importar clientes desde CSV, en tres pasos.
2. Archivo: un CSV con cabecera, separado por comas o por punto y coma. Si te lo dan en Excel, guárdalo como CSV; los acentos se respetan.
3. Columnas: cada columna se asigna a un campo (Nombre, Apellidos, Teléfono, Email, DNI / Documento, Fecha de nacimiento y Notas), con las cinco primeras filas de muestra; lo que no encaje lo cambias o lo marcas como «— Ignorar —». Solo Nombre es obligatorio.
4. Importar: ves cuántos clientes se han insertado y cuáles se han omitido, con el motivo.

• Se omiten las filas sin nombre, con un email mal escrito o repetidas (mismo email, teléfono o DNI que un cliente que ya tienes, o dos veces en el archivo).
• Las fechas de nacimiento valen como 10/05/1990 o 1990-05-10; si una no se entiende, el cliente entra sin fecha.
• Si el nombre completo viene en una sola columna («Nombre y apellidos»), asígnala a Nombre.
• En el plan Free caben 50 clientes en total: si el archivo te haría pasar de ahí, no se importa y te avisa del límite. En los 14 días de prueba y en Starter o Pro no hay tope.
• Importar no envía nada a tus clientes ni trae citas o bonos: solo las fichas. Y la salida está igual de abierta: Clientes → Exportar descarga todos tus clientes en CSV.

Citas futuras y bonos pendientes

Las citas ya reservadas no viajan en la lista: respétalas en la plataforma antigua hasta que pasen o apúntalas en la agenda nueva y dile al cliente que su hora no cambia. Lo que no debes hacer es cerrar la cuenta antigua con citas pendientes dentro. Con los bonos, igual: apunta quién tiene sesiones pendientes y créale un bono con esas sesiones y lo que ya pagó (más en bonos de sesiones: cómo venderlos y controlarlos sin Excel).

Cómo avisar a tus clientes del nuevo enlace

1. Prepara la página antes de anunciarla: servicios, horarios, profesionales y una reserva de prueba. Para ver cómo queda, abre la demo de la página de reservas.
2. Cambia los enlaces públicos el mismo día: tu ficha de Google (paso a paso en cómo poner el botón Reservar en tu ficha de Google), la bio de Instagram y tu web.
3. Escribe a tus habituales un mensaje corto de servicio, sin ofertas: «Desde hoy puedes pedir cita aquí: eliges el hueco y te llega la confirmación por email». En BookingForNow, Ajustes → Ajustes de reserva online, bloque Comparte tu página de reservas, tienes el botón Compartir por WhatsApp con el mensaje ya escrito. Las promociones, solo a quien aceptó recibirlas.
4. Díselo en persona: imprime el Código QR de ese bloque para el mostrador y deja la próxima cita de cada cliente ya en el sistema nuevo.
5. Deja la plataforma antigua unas semanas como puente, si tu contrato lo permite, y a quien siga reservando allí respóndele con el enlace nuevo.

Un detalle que ayuda: si un cliente importado reserva en tu página con el mismo email que tiene en su ficha, la cita se guarda en esa ficha (salvo que el teléfono que escriba la contradiga) y no se crea un cliente repetido.

¿Te compensa irte? Haz la cuenta primero

Un marketplace te trae clientes nuevos, y eso tiene valor. Suma lo que pagas al mes entre cuota, comisiones y tarifas con la calculadora de comisiones de reservas y compáralo con lo que te aporta; una opción intermedia es dejar el perfil como escaparate y llevar a tus habituales a tu propia página. Comparativas por plataforma: Alternativa a Booksy, Alternativa a Treatwell, Alternativa a Fresha.

Preguntas frecuentes