Bonos de sesiones: cómo venderlos y controlarlos sin Excel (fisioterapia, entrenadores, estética)

El bono de 10 sesiones es un clásico de la fisioterapia, del entrenamiento personal y de la estética, y tiene sentido: el cliente se compromete con un tratamiento completo, tú cobras al principio y la agenda se llena de citas ya pagadas. El problema llega después, cuando el control vive en una hoja de Excel, en una cartulina con casillas o en la memoria de quien está en recepción. Esta guía repasa cómo diseñar el bono, qué hacer con la caducidad y con las sesiones que no se usan, cómo contárselo al cliente y los errores que más se repiten.

Tipos de bono de sesiones

• Bono de un tratamiento. El habitual: bono de 5 o de 10 sesiones de fisioterapia, 8 sesiones de láser, 10 de entrenamiento personal. Fácil de explicar y de controlar.
• Bono por tiempo. Sesiones de una duración fija (30, 45 o 60 minutos) que el cliente usa en el tratamiento que toque ese día. Útil cuando el plan cambia sobre la marcha, como en una recuperación.
• Bono mensual. Un número de sesiones al mes, típico de entrenadores: 8 al mes, dos por semana. Obliga a decidir qué pasa con las que sobran a fin de mes.
• Bono regalo. Lo compra una persona y lo usa otra. Apunta desde el primer día a nombre de quién está.

Cómo ponerle precio

Parte del precio de la sesión suelta y decide cuánto rebajas a cambio del compromiso. Un ejemplo: si la sesión cuesta 40 €, un bono de 10 a 360 € la deja en 36 €, y uno de 5 a 190 €, en 38 €. La rebaja tiene que compensar al cliente sin que la sesión del bono deje de cubrir tus costes. Y piensa en la caja: hoy cobras un servicio que vas a prestar durante semanas o meses, así que ese dinero no es todo margen de este mes.

Caducidad: decídela antes de vender el primero

Un bono sin plazo es una deuda abierta: el cliente puede volver dos años después con cuatro sesiones pendientes y otra tarifa en vigor. Una opción sensata es un plazo proporcional a las sesiones (por ejemplo, seis meses para un bono de 10) y prever excepciones: una lesión, una baja o un embarazo justifican congelarlo unas semanas.

Sea cual sea tu política, que esté por escrito y que el cliente la conozca antes de pagar, no cuando el bono ya ha vencido. No hay una regla única para todos los negocios y las normas de consumo pueden afectar a cómo la redactas: si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con tu colegio o asociación profesional.

Qué pasa con las sesiones no usadas (y con las ausencias)

• Cancelación con antelación: la sesión vuelve al bono. Fija cuánta antelación pides; 24 horas es un margen fácil de recordar.
• Ausencia sin aviso: la sesión se da por gastada. Es la regla que protege tu hueco, y funciona si el cliente la conoce desde el principio.
• Bono vencido con sesiones pendientes: decide si se pierden, si das una prórroga o si las cambias por otro servicio. Lo importante es aplicar la misma decisión a todos.

Cómo comunicarlo al cliente

Cuatro líneas bastan, en el justificante o en el mensaje que le mandas al venderlo:

«Bono de 10 sesiones de 45 minutos. Personal e intransferible. Válido seis meses desde la compra. Las cancelaciones con 24 horas de antelación no gastan sesión; las ausencias sin aviso, sí.»

Y cada vez que venga, dile cuántas le quedan. Es una pregunta que te harán a menudo, y contestarla sin buscar en tres sitios da confianza.

Errores típicos al controlar bonos

• Descontar la sesión «luego». Lo que no se apunta en el momento se olvida, y la sesión regalada no aparece en ningún informe.
• No apuntar si está pagado. Un bono entregado y sin cobrar es dinero que nadie se acuerda de reclamar.
• Bonos sin nombre. Si no sabes de quién es, no sabes a quién se le acaba.
• Mezclar duraciones. Un bono de sesiones de 30 minutos no puede acabar pagando sesiones de una hora.
• Varias fuentes de verdad. La cartulina dice 3, el Excel dice 4 y la agenda, 5. Con un solo registro no hay discusión.

Cómo funcionan los bonos en BookingForNow

Si llevas la agenda con BookingForNow, esto es lo que hacen los bonos hoy. Están en todos los planes, también en el Free.

1. Crear el bono. En el menú Bonos → Nuevo bono (o en la ficha del cliente, con Añadir bono) eliges el cliente, los Minutos por cita, el Número de citas y el Precio total; el programa te enseña el precio por cita y lo marcas como Pagado o lo dejas pendiente.
2. Usarlo. Al crear la cita del cliente en la agenda, eliges su bono en Usar paquete: se descuenta una sesión y la cita toma la duración del bono y su precio por sesión.
3. Cancelar. Si se cancela o se borra una cita reservada con bono, la sesión vuelve; también cuando la cancela el propio cliente desde el enlace de su cita, dentro del plazo que hayas fijado. Si la cita ya estaba marcada como completada o como ausencia, no vuelve.
4. Controlar. En la página Bonos, cada bono muestra las sesiones que quedan (por ejemplo, 3/10), la fecha de venta y si está pagado, con filtros para Pendientes de pago, Con sesiones y Agotados, y el total pendiente de cobro.

Y lo que no hace, para que no te lleves sorpresas:

• Los bonos no caducan en el programa. Si tu política tiene plazo, cuéntalo desde la fecha de venta que aparece en cada bono y apúntalo en las notas del cliente.
• No van ligados a un servicio. Un bono son sesiones de tantos minutos para un cliente; cada bono es de una sola persona.
• Las reservas online no tiran del bono. El descuento se hace desde la agenda del panel: si el cliente reserva él solo en tu página, esa cita no gasta sesión. Lo práctico es reservarle la siguiente sesión al terminar cada una.
• No se cobran por internet. Cobras como siempre (efectivo, tarjeta en el local, Bizum) y lo marcas como pagado.
• Un bono con sesiones usadas no se puede borrar, para que el historial cuadre.

Por sector

• Fisioterapia: bonos de 5 o 10 sesiones ligados a un plan de tratamiento; deja agendada la siguiente sesión antes de que el paciente salga. Más en software de citas para fisioterapeutas.
• Entrenadores personales y estudios: bonos mensuales de 8 o 12 sesiones; decide qué pasa con las que sobran a fin de mes. Más en software de reservas para gimnasios y entrenadores y en el programa de gestión para gimnasios.
• Estética: bonos de 6 u 8 sesiones de láser o presoterapia, respetando el intervalo entre sesiones que pida cada tratamiento. Más en software de reservas para centros de estética.

¿Quieres ver antes lo que ve tu cliente al reservar? Abre la demo de la página de reservas, sin registrarte. Y si vienes de otra plataforma con bonos a medias, lee cómo pasar tus clientes de Booksy, Fresha o Treatwell a otro programa.

Preguntas frecuentes